كيف تضعون خطة تواصل للطوارئ يستطيع الجميع استخدامها؟
اختاروا جهات اتصال مشتركة ومواقع للالتقاء، وسجّلوا الأرقام المهمة واتفقوا على بدائل للاطمئنان؛ ليعرف كل فرد ما عليه فعله إذا تفرّقتم.
اجعلوا الخطة تجيب عن سؤال عملي واحد
لا تهدف الخطة إلى توقع كل طارئ، بل إلى مساعدة أفراد الأسرة على معرفة بمن يتصلون وأين يذهبون إذا تفرّقوا.
خطة التواصل المنزلية للطوارئ هي مجموعة مشتركة من بيانات الاتصال ومواقع الالتقاء وخطوات الاطمئنان. وينبغي أن تجيب عن سؤالين واضحين: إذا لم نكن معاً، كيف سنحاول التواصل مجدداً؟ وماذا يفعل كل شخص إذا لم تنجح المحاولة الأولى؟
تخيّلوا أن أحد الوالدين في العمل، ومراهقاً في المدرسة، وشخصاً بالغاً آخر يقضي بعض الحاجات، ثم يطرأ ظرف محلي يعطل الروتين المعتاد. تساعد الخطة الجميع على استخدام أرقام الاتصال والمواقع المتفق عليها نفسها، بدلاً من التخمين أو الاعتماد على الذاكرة.
اجعلوا نطاق الخطة هو التواصل. فهي لا تحل محل التنبيهات المحلية أو تعليمات الإخلاء أو خطة الاستعداد المنزلية الأوسع. اتبعوا تعليمات السلطات المحلية الخاصة بالحدث؛ فالأخطار والخدمات المتاحة تختلف من مكان إلى آخر.
- اكتبوا التعليمات باختصار حتى يسهل الاطلاع عليها تحت الضغط.
- اجعلوا الخطة متاحة لكل من قد يحتاج إليها، بما في ذلك مقدمو الرعاية.
- اتفقوا على أكثر من وسيلة للاطمئنان؛ فلا توجد وسيلة واحدة مضمونة في كل ظرف.
اختاروا جهة اتصال أساسية خارج منطقتكم
يمكن لشخص خارج المنطقة أن يكون نقطة اتصال مشتركة عندما يصعب إجراء مكالمات محلية أو التنقل.
اختاروا شخصاً موثوقاً يقيم على مسافة تجعل تأثره بالاضطراب المحلي نفسه أقل احتمالاً. اسألوه إن كان مستعداً لأن يكون جهة الاتصال، ثم أعطوا كل فرد اسمه ورقم هاتفه. ويتضمن نموذج خطة التواصل العائلية لدى Ready.gov خانات لجهات الاتصال، وجهة اتصال خارج المدينة، ومواقع الالتقاء، والأرقام المهمة. (S1)
اتفقوا على المعلومات التي ينبغي إرسالها أو ذكرها: اسم الشخص المتصل، ومكانه الحالي، وما إذا كان آمناً، وما ينوي فعله بعد ذلك. ليكن التحديث قصيراً ومبنياً على معلومات واضحة. يمكن لجهة الاتصال نقل الرسائل، لكن لا ينبغي توقع أن تنسق عملية إنقاذ أو أن تحل محل خدمات الطوارئ.
حدّدوا جهة بديلة إذا تعذر الوصول إلى الشخص الأساسي؛ وقد تكون شخصاً آخر موثوقاً خارج المنطقة. أخبروا الشخصين بأنهما مدرجان في الخطة، واشرحوا الدور المحدود المطلوب منهما.
- جهة الاتصال الأساسية: الاسم، وصلة القرابة أو العلاقة، ورقم الهاتف المحمول، وأي رقم بديل مفيد.
- جهة اتصال احتياطية: الاسم والرقم إذا اخترتم تعيين شخص آخر.
- رسالة اطمئنان بسيطة: من المتصل، وأين يوجد، وما الذي يعتزم فعله.
حددوا موقعين يستطيع الجميع التعرف إليهما
يساعد اختيار موقع قريب وآخر خارج الحي على تغطية ظروف مختلفة، شرط أن يكون كل موقع محدداً ومألوفاً لمن سيستخدمه.
اختاروا مكاناً قريباً من المنزل وآخر خارج الحي. قد يكون الموقع القريب نقطة واضحة عبر الشارع أو مكاناً آمناً آخر يستطيع أفراد الأسرة الوصول إليه. أما الموقع الأبعد فقد يكون معلماً عاماً مألوفاً أو منزل شخص تثقون به. ويوصي الصليب الأحمر الأمريكي باختيار مواقع للالتقاء قرب المنزل وخارج الحي. (S2)
تجنبوا وصفاً عاماً مثل «الحديقة» أو «وسط المدينة». اكتبوا الاسم الدقيق وعنوان الشارع، وأضيفوا وصفاً بسيطاً للنقطة إذا كان الموقع واسعاً. فكّروا أيضاً في إمكانية وصول أفراد الأسرة ذوي احتياجات الحركة إليه، وفي قدرة الأطفال على التعرف عليه.
الموقع المتفق عليه خيار مسبق، وليس أمراً بالعبور في منطقة خطرة. إذا صدرت تعليمات بالإخلاء أو الاحتماء، فاتبعوها. وينبغي أن يعرف أفراد الأسرة أن عليهم تغيير الموقع إذا أصبح غير آمن أو تعذر الوصول إليه.
- موقع قريب من المنزل: مكان محدد ومعلم يسهل التعرف إليه.
- موقع خارج الحي: عنوان كامل ووصف أو مسار بديل عند الحاجة.
- قاعدة لتغيير الخطة: اتبعوا التعليمات الرسمية، ولا تدخلوا منطقة غير آمنة للوصول إلى نقطة الالتقاء.
اجعلوا بيانات الاتصال متاحة على الورق وفي الهواتف
يسهل استخدام الخطة عندما لا تكون محفوظة في ذاكرة شخص واحد أو على جهاز واحد فقط.
أعدّوا بطاقة صغيرة لجهات الاتصال أو خطة من صفحة واحدة، تتضمن الأسماء والأرقام وجهة الاتصال خارج المنطقة ومواقع الالتقاء وتعليمات الاطمئنان المتفق عليها. نموذج Ready.gov مثال على نموذج يسجل هذه التفاصيل. يمكن استخدام بطاقة مطبوعة أو مستند مشترك أو كليهما، ما دام أفراد الأسرة قادرين على الوصول إلى المعلومات عند الحاجة. (S1)
احفظوا الأرقام المهمة في هاتف كل شخص، ومنها رقم جهة الاتصال خارج المنطقة ورقم أي شخص احتياطي. واحتفظوا أيضاً بنسخة ورقية يستطيع كل فرد الوصول إليها، مثل نسخة في المحفظة أو حقيبة الظهر أو حقيبة المدرسة. ويوصي الصليب الأحمر بالاحتفاظ ببيانات الاتصال مكتوبة إلى جانب حفظها في الهواتف. (S2)
اجعلوا النسخة الورقية مقروءة ومختصرة. إذا تضمنت معلومات حساسة، فاقتصِروا في مشاركتها على من يحتاج إليها واحفظوها بعناية. ولا تعتمدوا على مستند مشترك عبر الإنترنت بوصفه النسخة الوحيدة؛ فقد يتعذر الوصول إلى الجهاز أو الحساب أو الطاقة أو الشبكة.
- أضيفوا الأسماء والعلاقات حتى يفهم أي شخص يساعدكم من يكون كل فرد.
- اكتبوا الأرقام بصيغة يستطيع أفراد الأسرة الاتصال بها، بما في ذلك رموز المناطق.
- تحققوا من وضوح النسخ المطبوعة ومن حفظ الأرقام بصورة صحيحة في الهواتف.
اتفقوا على تسلسل التواصل والبدائل
يساعد التسلسل البسيط على تقليل التخمين إذا لم تنجح محاولة الاتصال الأولى.
اكتبوا من يتصل بمن أولاً. مثلاً، يمكن لكل فرد الاطمئنان على جهة الاتصال خارج المنطقة، ثم تنقل هذه الجهة الرسائل إلى الآخرين. أو يمكن لشخص بالغ محدد التواصل مع مقدمي الرعاية للأطفال. اختاروا ترتيباً يناسب أسرتكم، ولا تفترضوا أن هناك طريقة واحدة تصلح للجميع.
اتفقوا على الخطوة التالية إذا لم تنجح المكالمة: إرسال رسالة نصية قصيرة، أو الانتظار ثم إعادة المحاولة، أو التواصل مع الشخص الاحتياطي. وأشار الصليب الأحمر، في مقال منشور بتاريخ 4 مارس 2021، إلى أن الرسالة النصية قد تصل حين لا تنجح المكالمة؛ لكنها خيار وليست ضماناً. (S2)
إذا نجحت مكالمة أو رسالة، فاذكروا بوضوح مكانكم وما إذا كنتم آمنين وما تنوون فعله تالياً. تجنبوا أن يحاول الجميع الاتصال بالجميع إذا كان ذلك سيجعل الخطة مربكة. استخدموا تسلسل الاتصال المتفق عليه واتبعوا تعليمات الطوارئ المحلية.
- المحاولة الأولى: جهة الاتصال أو وسيلة التواصل التي ستبدأون بها.
- المحاولة البديلة: خيار آخر متفق عليه، مثل الرسالة النصية أو جهة الاتصال الاحتياطية.
- محتوى الرسالة: الاسم، والموقع، والحالة، والخطوة التالية المقصودة.
- لا تفترضوا أن الصمت يعني أن الشخص آمن أو في خطر؛ ارجعوا إلى الخطة والمعلومات الرسمية.
| الخيار | ما الذي قد يفيد فيه؟ | ما القيد الذي ينبغي تذكره؟ |
|---|---|---|
| مكالمة هاتفية | إجراء محادثة مباشرة عندما يتوفر الاتصال | قد لا تنجح المكالمة أو قد تنقطع |
| رسالة نصية | إرسال تحديث قصير يمكن الاطلاع عليه لاحقاً | لا يوجد ضمان لوصولها، وقد يتأخر الرد |
| جهة اتصال خارج المنطقة | تمرير التحديثات عبر شخص اتفقت الأسرة على استخدامه | قد يتعذر الوصول إليه أيضاً؛ عيّنوا بديلاً إذا كان ذلك مناسباً |
| موقع الالتقاء | مكان متفق عليه مسبقاً إذا كان الوصول إليه آمناً وعملياً | لا تذهبوا إليه إذا تعارض ذلك مع التعليمات الرسمية أو تسبب بخطر |
أشركوا الأطفال ومقدمي الرعاية واحتياجات الأسرة
ينبغي أن تناسب الخطة الأشخاص الذين سيستخدمونها فعلاً، بمن فيهم من لا يكونون في المنزل كل يوم.
استخدموا كلمات وتعليمات يفهمها الأطفال. تأكدوا من معرفتهم بجهة اتصال موثوقة واحدة على الأقل وكيفية الوصول إليها، من دون تحميل الطفل مسؤولية تنسيق شؤون الأسرة. تدربوا على الشخص الذي يمكنه طلب المساعدة منه في المدرسة أو في نشاط ما، مع مراعاة إجراءات المؤسسة نفسها.
شاركوا معلومات الاتصال والاستلام اللازمة مع مقدم الرعاية أو الوالد الآخر أو أي بالغ قد يكون مسؤولاً عن أحد أفراد الأسرة. تحققوا من أن نسخته محدثة ومن معرفته بموقع الالتقاء أو ترتيب التواصل المناسب.
إذا كان ذلك مهماً لأسرتكم، فأضيفوا معلومات عن الحيوانات الأليفة أو احتياجات الوصول أو شخص قد يحتاج إلى مساعدة في التواصل. اقتصروا على التفاصيل التي يحتاج إليها مقدم الرعاية أو جهة الاتصال للتصرف على نحو مناسب، وتجنبوا إدراج تفاصيل طبية خاصة في نسخ ستُتداول على نطاق أوسع مما يلزم.
- استخدموا لغة مناسبة لعمر الطفل، ودعوه يتدرب على العثور على بطاقة الاتصال.
- أعطوا مقدمي الرعاية الأرقام اللازمة، ووضحوا من يحق له اتخاذ القرارات أو استلام الطفل.
- تحققوا من قدرة كل شخص على قراءة الخطة أو سماعها أو الوصول إليها واستخدامها بصيغتها الحالية.
تدربوا على الخطة ثم حدّثوها
تكشف مراجعة قصيرة التفاصيل الناقصة قبل أن يحتاج أفراد الأسرة إلى الخطة في موقف مرهق.
تخيلوا معاً سيناريو بسيطاً: شخص خارج المنزل، ومكالمة لا تنجح، والأسرة بحاجة إلى الاطمئنان. اطلبوا من كل فرد أن يريكم مكان الخطة، ويحدد جهة الاتصال الأولى، ويشرح الخطوة البديلة. هذا تدريب عملي، وليس اختباراً لسرعة استجابة أحد.
راجعوا الأرقام والعناوين وترتيبات مقدمي الرعاية ومواقع الالتقاء كلما تغيرت التفاصيل ذات الصلة. عودوا إلى الخطة أيضاً عندما يتغير الروتين؛ مثلاً عند انتقال طفل إلى مدرسة جديدة، أو انتقال أحد الأشخاص إلى مسكن آخر، أو حصول فرد على هاتف جديد. ويمكن أن يساعد تذكير دوري على تسهيل المراجعة.
افصلوا مصادر التنبيهات المحلية والتعليمات الخاصة بالحدث عن خطة اتصال الأسرة. أثناء الطوارئ الفعلية، اتبعوا التوجيهات الحالية من السلطات المحلية وخدمات الطوارئ؛ فقد لا يعود موقع الالتقاء أو المسار المحدد مسبقاً مناسباً.
- اطلبوا من كل فرد العثور على النسختين الورقية والمحفوظه على الهاتف.
- تحققوا من أن بيانات جهة الاتصال الأساسية والبديلة ما زالت صالحة.
- حدّثوا النسخ لدى مقدمي الرعاية واستبدلوا البطاقات القديمة.
- راجعوا الخطة بعد أي تغيير في الأسرة أو الروتين.
- دوّنوا بيانات جهة الاتصال الأساسية والاحتياطية.
- اختاروا موقعين محددين للالتقاء وسجّلوا تفاصيلهما.
- أضيفوا أرقام الهواتف المهمة واتفقوا على تسلسل الاطمئنان.
- أعطوا كل فرد ومقدم رعاية معني نسخة يسهل الوصول إليها.
- تدربوا على سيناريو وغيّروا أي تعليمات ملتبسة أو قديمة.
الأسئلة الشائعة
من يصلح أن يكون جهة اتصال الأسرة خارج المنطقة؟
اختاروا شخصاً موثوقاً يقيم بعيداً بما يكفي ليكون أقل عرضة للتأثر بالاضطراب المحلي نفسه. اسألوه أولاً، وأعطوا رقمه لكل فرد، وفكروا في تعيين بديل. يمكنه تمرير التحديثات، لكنه لا يحل محل خدمات الطوارئ.
هل ينبغي أن نتصل أم نرسل رسالة نصية أثناء الطوارئ؟
اتفقوا مسبقاً على خيار أساسي وآخر احتياطي. قد تصل الرسالة النصية حين لا تنجح المكالمة، لكن لا توجد ضمانات لأي منهما. إذا تعذرت المحاولة الأولى، جرّبوا الخيار التالي المتفق عليه واتبعوا التعليمات المحلية السارية.
ما المعلومات التي توضع على بطاقة الاتصال للطوارئ؟
أضيفوا أسماء أفراد الأسرة وأرقام الهواتف المهمة وجهة الاتصال خارج المنطقة وتفاصيل مواقع الالتقاء وروتيناً موجزاً للاطمئنان. وأدرجوا ما يحتاج إليه مقدم الرعاية، مع تجنب التفاصيل الحساسة غير الضرورية.
كم مرة ينبغي تحديث الخطة؟
راجعوها كلما تغير رقم هاتف أو عنوان أو مقدم رعاية أو مدرسة أو روتين. وقد يساعد تذكير دوري على ملاحظة التغييرات الأصغر؛ لكن الأهم هو التأكد من أن جهات الاتصال والمواقع ما زالت قابلة للاستخدام.
المصادر وقراءات إضافية
استكشف المصادر الأصلية التي يستند إليها المقال. تعكس وجهة نظرنا التحريرية رؤيتنا المستقلة عن الجهات المشار إليها.
